19 junho 2017

DIFERENÇAS ENTRE A AUDITORIA INTERNA E AS FISCALIZAÇÕES SANITÁRIAS E PROFISSIONAIS


A Farmácia é inspecionada, no mínimo, duas vezes ao ano (VISA e CRF), isso é fato! Assim como é sabido também que o mercado de saúde é regulado por um grande número de normas e regramentos legais.
Lembrando que a auto inspeção é uma exigência sanitária, partimos da premissa que as farmácias realizam suas inspeções internas (auto inspeção) e, estas, são realizadas por um profissional envolvido nas atividades. Consideraremos este como auditor interno.
O trabalho executado pela auditoria interna deveria ser idêntico aquele executado pelos agentes fiscalizadores. Ambos realizam seus trabalhos utilizando-se das mesmas legislações; ambos têm sua atenção voltada para o controle do risco sanitário como ponto de partida de seu exame e devem apontar sugestões de melhorias para as não conformidades encontradas, ambos modificam a extensão de seu trabalho de acordo com as suas observações e a eficiência dos sistemas administrativos (documentos basicamente) e de controles internos existentes.
Entretanto, os trabalhos executados pelos auditores internos e fiscais têm suas diferenças. O auditor interno é um trabalhador da empresa, tem seu universo de atuação profissional limitado. Já o fiscal é “independente”, tem poder de polícia e tem autonomia de ação, atuando em um universo muito maior. O auditor segue um padrão estabelecido, geralmente montado com base no entendimento da empresa sobre às normas e leis. O fiscal usa a mesma legislação e as mesmas leis, mas com o padrão da autarquia que atua, mais rígido e com limites de aceitação bem reduzidos.
Com base nestas características próprias de cada um, auditor interno e fiscal, poderemos ter diferenças significativas de posturas frentes aos mesmos temas!

                                    Diferenças básicas
  
Auditoria Interna

Fiscalizações

A auditoria é realizada por um funcionário da empresa, geralmente o farmacêutico DT

A fiscalização é realizada por um agente público especializado com poder de polícia

O objetivo principal é atender as necessidades normativas conforme entendimento da administração da farmácia

O objetivo principal é atender as legislações no que diz respeito à risco sanitário , tendo por base a experiência do fiscal

A revisão dos procedimentos é principalmente realizado para promover atualizações e adequações às normas

A análise dos processos e do controle interno é principalmente realizado para determinar a fidedignidade às normativas e regramentos.

O trabalho é subdividido em relação às áreas operacionais e às linhas de responsabilidade

O trabalho é focado em relação aos processos estabelecidos conforme as atividades desenvolvidas

O auditor diretamente se preocupa com a detecção e prevenção de erros

O fiscal se preocupa com a detecção e prevenção do risco sanitário – PODER DE POLÍCIA

O auditor deveria ser independente em relação às pessoas cujo trabalho ele examina, porém ele está subordinado às necessidades e desejos da administração

O fiscal é independente em relação à administração, de fato e de atitude profissional

A revisão das atividades da empresa é contínua

O exame das informações e fatos comprobatórias do cumprimentos das normas é periódica, geralmente semestral ou anual.


Qual a solução para minimizar estas diferenças?

Primeiramente devemos entender que ser auditado ou inspecionado/fiscalizado, faz parte da atividade comercial do setor FARMA. Então, teremos que ter um tratamento rotineiro para estas atividades.

Uma das melhores ferramentas é o treinamento da equipe, qualificando auditores/fiscais de qualidade internos, para que as auto inspeções sejam realizadas conforme as inspeções sanitárias e profissionais são feitas, em espaços de tempo determinados conforme o resultado das auditorias (mais curtas em casos de não conformidades classificadas como imprescindíveis sejam identificadas).
Como não podemos usar os próprios fiscais como treinadores (impedimentos legais), os auditores externos independentes podem ser contratados.

Importante salientar que o auditor externo independente não pune, não lavra termos ou autos infracionários, mas ajuda na identificação e correção de não conformidades. Assim como o fiscal, o auditor externo independente tem seu universo ampliado, conhece mais empresas e mais fluxos de trabalhos.

Quando se contrata um auditor externo independente, estamos melhorando os fluxos e preparando nossa empresa para as fiscalizações. Mas esta cultura de qualificação e prevenção não é disseminada no canal FARMA como deveria. O auditor externo independente ainda não é visto como um “tratamento preventivo”, mas apenas como uma pessoa que vai ver que faço algo errado e gera despesa.

Nós, da Brumconsulting, disponibilizamos para todo o Brasil, este modelo de auditoria externa independente. Caso sua Farmácia ou Empresa tenha interesse, basta fazer contato.