Lembrando
que a auto inspeção é uma exigência sanitária, partimos da premissa que as
farmácias realizam suas inspeções internas (auto inspeção) e, estas, são
realizadas por um profissional envolvido nas atividades. Consideraremos este
como auditor interno.
O
trabalho executado pela auditoria interna deveria ser idêntico aquele executado
pelos agentes fiscalizadores. Ambos realizam seus trabalhos utilizando-se das
mesmas legislações; ambos têm sua atenção voltada para o controle do risco
sanitário como ponto de partida de seu exame e devem apontar sugestões de
melhorias para as não conformidades encontradas, ambos modificam a extensão de
seu trabalho de acordo com as suas observações e a eficiência dos sistemas administrativos
(documentos basicamente) e de controles internos existentes.
Entretanto, os trabalhos executados
pelos auditores internos e fiscais têm suas diferenças. O auditor interno é um
trabalhador da empresa, tem seu universo de atuação profissional limitado. Já o
fiscal é “independente”, tem poder de polícia e tem autonomia de ação, atuando
em um universo muito maior. O auditor segue um padrão estabelecido, geralmente
montado com base no entendimento da empresa sobre às normas e leis. O fiscal usa
a mesma legislação e as mesmas leis, mas com o padrão da autarquia que atua,
mais rígido e com limites de aceitação bem reduzidos.
Com base nestas características próprias
de cada um, auditor interno e fiscal, poderemos ter diferenças significativas
de posturas frentes aos mesmos temas!
Auditoria
Interna
|
Fiscalizações
|
A auditoria é realizada por um
funcionário da empresa, geralmente o farmacêutico DT
|
A fiscalização é realizada por um agente
público especializado com poder de polícia
|
O objetivo principal é atender as
necessidades normativas conforme entendimento da administração da farmácia
|
O objetivo principal é atender as legislações
no que diz respeito à risco sanitário , tendo por base a experiência do
fiscal
|
A revisão dos procedimentos é
principalmente realizado para promover atualizações e adequações às normas
|
A análise dos processos e do controle
interno é principalmente realizado para determinar a fidedignidade às
normativas e regramentos.
|
O trabalho é subdividido em relação
às áreas operacionais e às linhas de responsabilidade
|
O trabalho é focado em relação aos
processos estabelecidos conforme as atividades desenvolvidas
|
O auditor diretamente se preocupa com
a detecção e prevenção de erros
|
O fiscal se preocupa com a detecção e
prevenção do risco sanitário – PODER DE POLÍCIA
|
O auditor deveria ser independente em
relação às pessoas cujo trabalho ele examina, porém ele está subordinado às
necessidades e desejos da administração
|
O fiscal é independente em relação à
administração, de fato e de atitude profissional
|
A revisão das atividades da empresa é
contínua
|
O exame das informações e fatos
comprobatórias do cumprimentos das normas é periódica, geralmente semestral
ou anual.
|
Qual a solução para minimizar estas diferenças?
Primeiramente devemos entender que ser
auditado ou inspecionado/fiscalizado, faz parte da atividade comercial do setor
FARMA. Então, teremos que ter um tratamento rotineiro para estas atividades.
Uma das melhores ferramentas é o
treinamento da equipe, qualificando auditores/fiscais de qualidade internos,
para que as auto inspeções sejam realizadas conforme as inspeções sanitárias e
profissionais são feitas, em espaços de tempo determinados conforme o resultado
das auditorias (mais curtas em casos de não conformidades classificadas como imprescindíveis
sejam identificadas).
Como não podemos usar os próprios fiscais
como treinadores (impedimentos legais), os auditores externos independentes podem
ser contratados.
Importante salientar que o auditor externo independente não pune, não
lavra termos ou autos infracionários, mas ajuda na identificação e correção de não
conformidades. Assim como o fiscal, o auditor
externo independente tem seu universo ampliado, conhece mais empresas e mais
fluxos de trabalhos.
Quando se contrata um auditor externo
independente, estamos melhorando os fluxos e preparando nossa empresa para as
fiscalizações. Mas esta cultura de qualificação e prevenção não é disseminada
no canal FARMA como deveria. O auditor externo independente ainda não é visto
como um “tratamento preventivo”, mas apenas como uma pessoa que vai ver que faço algo errado e gera despesa.
Nós, da Brumconsulting,
disponibilizamos para todo o Brasil, este modelo de auditoria externa
independente. Caso sua Farmácia ou Empresa tenha interesse, basta fazer
contato.
